El acceso a la aplicación es a través de la siguiente URL, desde cualquier navegador web:

https://www.app.fichajesencillo.com/admin/

Cargará la ventana de login, donde se tendrá que introducir el usuario y contraseña.

Podemos marcar la opción de “Recordar”, donde nos mantendrá escrito el usuario para futuras ocasiones.

Una vez introducidos los datos correctos, nos redireccionará la página principal (Dashboard)

La parte administrador, se divide en varios módulos, que pasaremos a detallar a más adelante. - Datos Generales - Empleados - Informes - Tareas programadas - Tablón

En el primer menú, gestionaremos todos los datos referidos a nuestra empresa (datos de la empresa, sedes, convenio, calendario, horarios y puestos de trabajo)

En este apartado, nos aparecerán los datos de nuestra Empresa (Razón social, CIF, Email, Cuenta bancaria, así como el representante asignado y la sede.

Si pinchamos en cualquiera de los datos, se abrirá un “popup”, donde podremos modificar la Razón Social, CIF de la empresa, Cuenta bancaria, nombre del representante, el CIF del representante, y el email al que quieres que lleguen las notificaciones por correo electrónico.

Una vez terminados de editar, le damos a guardar cambios y volveremos a la ventana anterior.

Con los botones de la derecha, podremos hacer diferentes acciones. De izquierda a derecha:

- Modificar la contraseña del administrador (si pulsamos sobre él, nos pedirá la nueva contraseña y confirmarla)

- Subir el logo de nuestra empresa (nos saldrá un botón azul “Selecciona imagen, en el que al pulsar nos abrirá la típica ventana de examinar de Windows)

Una vez elegido, clicamos otra vez en el botón azul para subir el logo y así de esta forma aplicaríamos los cambios.

- Ver el logo de nuestra empresa (nos saldrá una ventana emergente con el logo que hemos subido en el punto anterior)

- Subir la firma del administrador de nuestra empresa (nos saldrá un botón azul como en el punto “Subir logo” en el que al pulsar nos abrirá la típica ventana de examinar de Windows)

Una vez elegido, clicamos otra vez en el botón azul para subir la firma y así de esta forma aplicaríamos los cambios.

- Ver la firma del administrador de nuestra empresa (nos saldrá una ventana emergente con el logo que hemos subido en el punto anterior)

- Añadir, modificar o quitar sedes (al pinchar sobre el último botón verde, se desplegará el apartado con las sedes.

Si pinchamos en cualquiera de los datos (Nombre, Alias, Dirección, Ciudad, Código Postal, C. Cotización o Teléfono), se nos abrirá una ventana emergente en la que podremos modificar los datos de la sede.

Desde aquí, podremos eliminar la sede, o una vez modificados los datos darle a Guardar cambios. Si por el contrario queremos dar de alta la primera sede, o añadir una sede secundaria, pincharíamos en el botón azul de la derecha (+) y se desplegará el menú para dar de alta la sede.

- Añadir, modificar o quitar centros de trabajo (al pinchar sobre el último botón verde, se desplegará el apartado con los centros de trabajo.

Si pinchamos en cualquiera de los datos (Nombre, Dirección, Ciudad), se nos abrirá una ventana emergente en la que podremos modificar los datos del centro de trabajo.

Desde aquí, podremos eliminar el centro de trabajo, o una vez modificados los datos darle a Guardar cambios. Si por el contrario queremos dar de alta el primer centro de trabajo, o añadir más centros de trabajo, pincharíamos en el botón azul de la derecha (+) y se desplegará el menú para dar de alta el centro de trabajo.

Podremos dar de alta y asignar tantos convenios como haya en la empresa. Los datos solicitados para dar de alta el convenio son el nombre del convenio y el número de horas anuales.

En la parte superior, daremos de alta el convenio, y en la parte inferior aparecerán los convenios que hayamos dado de alta. En la última columna, nos aparecerá el número de empleados asociados a dicho convenio.

En este tercer apartado, daremos de alta todos los horarios que tengamos en la empresa. Se pueden crear horarios continuos o partidos.

En la parte superior, si pinchamos a la derecha en el (+) donde pone Agregar horario, podremos agregar un nuevo horario. Los datos que nos pedirán son el nombre del horario, y las franjas horarias de cada día de la semana.

Con el botón azul, podremos ir añadiendo franjas horarias dentro del mismo día, así como con el botón rojo (X) eliminarlas. Nos tendremos que mover por cada día de la semana (L-V) para ir dando de alta los diferentes horarios.

Una vez terminado, le damos al botón verde Guardar cambios y volveremos al menú anterior, donde tendremos un resumen de los horarios creados.

En la parte inferior, aparecerán los horarios que tengamos dados de alta. Veremos el nombre del nombre del horario y los empleados asociados a ese horario. Con el botón del reloj de la derecha, accederemos de nuevo al menú de edición de horario (como en la imagen anterior).

En este apartado crearemos el calendario laboral de cada año. En la parte superior, los datos que nos pedirá para dar de alta un nuevo calendario son el nombre del calendario y el año.

Después de darlos de alta, aparecerá en la parte inferior un resumen con el nombre del horario y el año de todos los calendarios que tengamos dados de alta.

Con el botón de la lupa de la derecha, podremos consultar los festivos que iremos añadiendo al calendario laboral.

Con el botón azul de la derecha, daremos de alta los festivos. Los datos que nos pedirán son el nombre, el tipo de día y el día.

Dentro de los tipos, podremos elegir entre festivo autonómico, festivo nacional, festivo local, festivo por convenio, etc.

En el último apartado del menú Datos generales daremos de alta los puestos de trabajo. En la parte superior, añadiremos el nombre del puesto de trabajo, y en la parte inferior aparecerán todos los puestos de trabajo que hemos ido añadiendo.

También podremos dar de alta subpuestos dentro de cada puesto de trabajo.

Para ello, clicaremos sobre el botón verde de la derecha y se desplegará una ventana debajo. En este nueva ventana, si pinchamos sobre el (+), agregaremos los subpuestos. Podremos añadir tantos como queramos.

En el menú de alertas, podremos crear y gestionar alertas de tiempo total trabajado y antelación o retraso en los fichajes (canales de alerta, configuración de alertas e histórico de alertas).

En este apartado, podremos dar de alta diferentes canales de alertas. El canal hace referencia al correo electrónico que se va a mandar cuando se genere la alerta que configuremos en apartado configuración de alertas.

Los campos que nos va a pedir son un nombre para el canal, la configuración (el correo electrónico al que se va a mandar las alertas que tengan este canal asignado) y el texto. En el texto, podremos utilizar las variables {usuario} y {tiempo}. Tenemos un editor html, en el cual podremos dar los estilos que queramos.

Si pinchamos sobre un canal ya creado, se nos abrirá una ventana para poder editar tanto el nombre, el correo electrónico y el texto.

En este segundo menú, crearemos y gestionaremos tantas alertas como queramos. Podremos aplicar un mismo canal para distintas alertas.

A la hora de configurar las alertas, los campos que nos va a pedir son el tipo (retraso, antelación, déficit de horas o exceso de horas), movimiento (entrada, salida o ninguno (para los que sean déficit de horas y exceso de horas)), canal (elegir de los creados anteriormente), tolerancia en minutos, elegir el empleado (pudiendo elegir uno o varios empleados, por sedes o por puestos de trabajo) y si está activo o no.

Como e todos los menús, podremos modificar todos los campos.

En el histórico de alertas, veremos en tiempo real todas las alertas que se han generado. Nos mostrará la fecha y hora, el usuario, el calendario y horario que tiene asignado ese usuario. El tipo de alerta que se ha generado, así como la tolerancia, el tipo, el movimiento, el canal y el texto de la alerta.

En el siguiente gran menú, gestionaremos todo lo relativo a los empleados (perfil empleados, días no laborables, calendario, nóminas, documentos publicados y gestión de registros).

En el primer apartado del menú de empleados daremos de alta los trabajadores. Con el botón (+) de la derecha, podremos añadir un nuevo empleado.

Los datos obligatorios que nos pedirán son los siguientes: nombre, apellidos, DNI, email, contraseña, fecha de alta y horas día.

Además, aparecerán 7 desplegables (sede, horario, CCC, puesto de trabajo, subpuesto, convenio y calendario), que habrá que seleccionar el correspondiente a cada empleado.

Si en los datos anteriores (sede, horario, CCC, puesto de trabajo, subpuesto, convenio y calendario) sólo tenemos dado de alta uno, nos cogerá automáticamente ese. Si por el contrario, tenemos dados de alta más de uno, cogerá por defecto el primero y tendremos que seleccionar el correspondiente a cada trabajador.

En el caso del subpuesto, si no tenemos creado un subpuesto, no hay que seleccionar nada, dejaremos lo que aparece por defecto (Subpuesto).

En la parte inferior, están todas las configuraciones que podemos aplicar al usuario.

La primera, podemos establecer las horas semanales, para que calcule automáticamente las horas anuales que le corresponden hacer al trabajador. Por defecto viene establecido a 40 horas (jornada completa). Si por ejemplo, tenemos un trabajador a media jornada, escribiríamos en esa casilla un 20. Al darle a guardar cambios, automáticamente calculará las horas anuales en la casilla de su derecha.

También tendremos varias casillas que tendremos que ir eligiendo entre “apagado o encendido”. La primera de ellas es si el usuario está activo. Por defecto, cuando damos de alta un nuevo trabajador se le marca como activo. Si en algún momento ese trabajador deja de formar parte de nuestra plantilla, desactivaríamos la casilla de Activo, y en la parte superior podremos añadirle fecha fin contrato.

Podremos elegir entre diferentes modalidades de fichaje: fichaje o registro de jornada. Además, podremos elegir hacer en un smartphone/web, en una Tablet, un dispositivo biométrico Anviz o en modo mixto (fichar desde cualquier dispositivo)..

Lo primero que tendremos que marcar es si va a ser fichaje manual o no. Si esta casilla la dejamos desactivada, se le asignará la modalidad registro de jornada, en la cual solo tendrá que validar su jornada después de haber llegado la hora de su última franja horaria del día.

Si, por el contrario, la dejamos activada, tendrá asignado el fichaje estándar, donde tendrá que fichar cada vez que entra y sale del trabajo.

Una vez elegida la modalidad de fichaje, hay que elegir desde qué dispositivo se va a hacer.

Si marcamos ficha con web/app, sólo podrá utilizar la página web (https://app.fichajesencillo.com) o la APP para Android o iOS.

Si marcamos ficha con Tablet, sólo podrá utilizar para fichar la APP de Tablet. La principal diferencia con la modalidad anterior, es que con la Tablet centralizaríamos los fichajes en un único terminal físico, que se pondría a la entrada de la empresa, donde cada trabajador tendría que validarse con sus datos (un código QR y la contraseña) y fichar. Esto lo explicaremos más adelante.

Si marcamos la opción ficha con anviz, se abrirá un nuevo campo de texto, en el que tendremos que asignar un ID. Este ID tiene que ser el mismo que demos de alta en el terminal Anviz.

Por último, si elegimos modo mixto, será un mix de todas el resto de opciones.

A partir de aquí, hay varias configuraciones opcionales que podemos establecer.

- El número total de vacaciones al año. Podemos establecer a cada trabajador el número de horas o días de vacaciones que corresponden a cada trabajador. Primero tenemos que elegir si las vacaciones de ese trabajador van a ser por horas o por días. En la casilla de la derecha, tenemos que escribir el número de horas o días totales de vacaciones en días laborales.

- El trabajador puede cambiar su horario. Si habilitamos esta opción, cada trabajador podrá cambiar su horario desde el apartado perfil.

- Tolerancia. Sólo aplicable al modo fichaje. Esta opción equivale a un redondeo. Si por ejemplo establecemos un “5” aquí, si este trabajador tiene un horario que comienza a las 9:00, si entra antes le guarda la hora real a la que ha entrado, pero si entra entre las 9:00 y las 9:05, guardará las 9:00. Lo mismo para los movimientos de salida.

Para la configuración del fichaje con Tablet, podremos asignar a uno de los usuarios que sea administrador, activando la opción Admin. en Tablet. Con esta opción, lo que hacemos es que ese usuario se loguee en la Tablet, y haga una descarga inicial en local, de todos los datos de la empresa y los trabajadores, por si en algún momento se queda sin conexión a internet la Tablet, que pueda seguir siendo operativa, hasta que vuelva a tener conexión a internet y mande todos los datos registrados al servidor.

Respecto al logueo de los usuarios, para mayor comodidad, está preparado para que en cuanto un usuario tenga activada la opción ficha con Tablet, se le genere un código QR asociado a su usuario (correo electrónico). Este código, podremos imprimirlo y en la Tablet a la hora de loguearnos, utilizar la cámara para leer el QR. Todo esto lo explicaremos en detalle en el manual de usuario.

Desde aquí gestionaremos las vacaciones, bajas, visitas médicas… que solicita el usuario. Nos aparecen un listado con todos los usuarios, donde veremos su nombre y apellidos. A la derecha, con el botón de la lupa, podremos desglosar cada trabajador para consultar, añadir, modificar y borrar tantos días como queramos.

Por defecto, el estado de las solicitudes será siempre Pendiente y aparecerá el estado en color rojo, hasta que el administrador lo valide. También pueden ser añadidas manualmente por el administrador dándole al botón (+).

Una vez pulsado sobre el icono de agregar día, los datos que nos pedirán el nombre, el tipo de día y la fecha (desde qué día y hasta que día). Al darle a guardar, aparecerán automáticamente en el listado.

Se pueden solicitar los días no laborales por día completo o por horas. Si habilitamos la opción Sólo horas se abrirá una nueva ventana donde tendremos que especificar desde qué hora y hasta qué hora.

Si los ha solicitado el usuario, aparecerán marcadas en color azul. Si las rechaza el administrador, aparecerá toda la línea en rojo.

Si pinchamos en cualquiera de los días, se abrirá una ventana emergente, donde podremos modificar el nombre, la fecha desde hasta, el tipo de día, el estado y si queremos añadir alguna nota.

Una vez cambiado el estado a aceptada o rechazada, sería notificado el empleado por correo electrónico.

En este apartado podremos ver los días no laborables de cada trabajador. Podremos filtrar uno por uno, e ir viendo qué días tiene aprobadas vacaciones, ha estado de baja, etc…

Si alguno de los días solicitados lo ha rechazado el administrador, aparecerá en color naranja.

Aquí podremos subir la nómina de cada uno de los empleados. Tendremos que elegir el nombre del trabajador, el mes y el año al que corresponde y si queremos añadir alguna observación.

Si pinchamos en el botón azul Selecciona documento PDF, se abrirá la típica ventana de examinar de Windows). Una vez elegido, clicamos otra vez en el botón azul para subir la nómina y así de esta forma aplicaríamos los cambios.

Un poco más abajo, aparecerá un resumen de las nóminas, donde podremos ordenar por cualquiera de los campos (empleado, mes, año, observaciones). Además, con el último botón con una flecha hacia abajo, podremos descargarnos esa la nómina seleccionada.

En este apartado podremos visualizar los documentos que haya subido cada trabajador (partes de baja, etc). Nos aparecerá el nombre del empleado, las observaciones añadidas y la fecha de publicación.

Con los botones de la derecha, podremos descargar, visualizar o eliminar el documento.

En este apartado aparecerán todos los registros y fichajes que haga cada unos de los trabajadores. Tendremos que elegir de qué trabajador queremos ver los registros, y en qué rango de fechas. Si por el contrario queremos visualizar todos los registros desde que se dio de alta en la plataforma, podremos activar la opción Desde inicio. Podremos elegir si queremos ver todos los registros, o sólo los que están pendientes de validar.

Una vez elegido alguno de los criterios de selección, le damos a Mostrar Datos, y se visualizará algo como esto:

• Si el usuario tiene configurado el modo registro de jornada, nos aparecerán todos los registros hechos con web/app. De izquierda a derecha, los campos que veremos son autor del registro (por defecto el trabajador, si los modifica o añade el administrador, se coloreará toda la línea en amarillo), la fecha, el horario y el estado. Por defecto el estado siempre es validado. Si eliminamos un registro, dejará de contabilizar en los informes, pero siempre quedará constancia aquí de que ha existido un registro, y aparecerá tachado en rojo. Además, si el trabajador ha solicitado una rectificación de horario, nos apareerá toda la línea de color amarillo. Aparecerá a la derecha del todo un botón verde para validar esta corrección. Cada vez que un trabajador nos solicite una modificación de su jornada diaria, nos llegará un email avisándonos.

• Modo fichaje manual, nos aparecerán todos los fichajes hechos desde la página web/app. A diferencia del modo registro, aquí nos aparecerá un botón azul con la geolocalización desde donde se ha hecho dicho fichaje. Además, aparecerá desde qué dispositivo se ha hecho, el tipo de movimiento (entrada o salida) y si tiene configurados centros de trabajo, en qué centro de trabajo ha trabajado cada franja horaria. Igual que en el modo registro si los modifica o añade el administrador, se coloreará toda la línea en amarillo; y si eliminamos un registro, dejará de contabilizar en los informes, pero siempre quedará constancia aquí de que ha existido un registro, y aparecerá tachado en rojo.

En color morado, aparecerán los movimientos de fin de jornada.

• Si el usuario tiene configurado el modo registro con Tablet, veremos lo mismo que con registro jornada web/app.

• Si el usuario tiene configurado el modo fichaje con Tablet, nos aparecerá el autor del fichaje, desde qué dispositivo, la fecha y el tipo de movimiento. El resto será igual que en el modo de fichaje web/app.

• Por último, si el usuario tiene configurado el modo fichaje manual con Anviz, veríamos lo siguiente.

En este menú, tendremos los informes referentes a la gestión de registros de jornada y las vacaciones.

En el apartado de jornadas, podremos generar el PDF con el resumen mensual de los trabajadores. Podremos filtrar por algún trabajador en concreto o marcar Todos, y especificar de qué queremos ver el informe.

Una vez elegidos los filtros, tenemos diferentes opciones de informes:

Primero tenemos que elegir entre: - Según fichaje (nos mostrará el fichaje tal cual) - Teórico según horario (nos mostrará el horario vinculado a ese trabajador, esto está pensado para trabajadores que hacen la opción de fichaje manual, pero queremos que en el informe nos muestre el horario en vez de los fichajes)

Dentro de estas 2 opciones, podemos además especificar que nos muestre en el informe los días no trabajados (fines de semana, festivos, etc…) donde nos saldrá una línea con 0 horas para esos días.

A continuación, podemos elegir entre Mostrar Datos y Mostrar datos por jornada laboral. La diferencia, es que los trabajadores que van de noche y alguno de los movimientos es posterior a las 00:00, con el primer botón lo desglosaría en 2 días y con el segundo botón lo agrupa en una jornada.

Una vez elegido, nos aparecerá un resumen de cada trabajador, que podremos desplegar cada uno de ellos. Además, aparecerá un nuevo botón en verde (Ver PDF).

Si alguno de los trabajadores tiene la opción de fichaje manual y le falta algún movimiento (entrada o salida) nos mostrará un aviso para indicarnos que hay que corregirle algún fichaje en ese mes.

Se generará el informe en PDF, donde podremos ver una vista previa del informe y también descargarlo con el botón verde.

En este segundo apartado de informes, podremos ver en mucho más detalle para tener un control de la gestión de registros, un análisis de incidencias (opcional – para modo fichaje Tablet), registros unitarios, días no trabajados y agrupaciones horarias. Por defecto, estos informes se actualizan automáticamente todas las madrugadas. Si quieres que se actualicen en algún momento puntual, podremos hacerlo con el botón azul Actualizar datos.

Si pinchamos en el botón verde Pantalla Completa, se nos abrirá estos informes en pantalla completa para visualizarlos mejor.

En el primero de los informes, podremos ver un resumen por empleados, de los movimientos (entrada y salida) del día. Mediante los filtros de arriba, podremos filtrar por año, mes, rango de fechas concretas, por sedes, puestos de trabajo, empleados y que nos muestre o no los errores. Según vayamos aplicando los filtros, irán variando en tiempo real tanto los indicadores de la derecha (KPIs), así como los registros (en medio), y los semáforos (abajo izquierda).

Con los indicadores (derecha), podremos ver según los filtros que hayamos ido aplicando arriba, el número de empleados que han fichado y de cuantas fechas hay fichajes; el total de horas teóricas (según horario) y total de horas reales; total de horas productivas y total de horas con incidencia (sólo aplicable a fichajes con tablet); y por último número de fichajes correctos y si hay fichajes en algún día festivo.

En la parte central, tendremos un resumen de los fichajes, de izquierda a derecha donde podremos ver la fecha, el nombre del empleado, las franjas horarias, las horas totales, las horas teóricas y la diferencia entre las horas teóricas y horas reales. Según la diferencia, estará de un color u otro (tanto por arriba como por abajo) en la última columna.

En la columna de abajo a la izquierda, tendremos los semáforos, que nos mostrará el total de registros cuya diferencia entre horas totales y horas teóricas sea de ± 30 minutos en verde, entre ± 30 y ± 90 minutos en amarillo, y mayores de ± 90 minutos en rojo.

En el gráfico de la derecha, nos aparecen en color verde las diferencias positivas y en color rojo las diferencias negativas.

En el informe de registros unitarios, podremos filtrar por año, mes, rango de fechas, sedes, puestos de trabajo y empleados.

Según vayamos aplicando filtros, irán variando los indicadores de abajo (número de empleados, número de fechas y número de fichajes) y también los registros de la parte central.

En este informe, a diferencia del primero, se muestra cada fichaje del día en una única línea.

Mostrará también el estado del fichaje (por defecto siempre será validado), si tiene asignado algún código de incidencia (opcional y sólo para Tablet), observaciones y desde qué dispositivo se ha realizado (fichador Anviz, APP móvil, Tablet o web). Si el empleado está en modo fichaje, y hay configurados movimientos de entrada, pausa y fin de jornada, aparecerán también registrados. Por último, si como administrador modificáis o añadís un fichaje, aparecerá reflejado en la última columna F.Web/Admin.

Con el informe de días no trabajados, podremos ver en un simple golpe de vista las vacaciones de todos nuestros empleados por meses, para así, por ejemplo, poder revisar si hay días en los que varios trabajadores coinciden en vacaciones, y si se trata de puesto en el que mínimo tiene que haber una persona, poder comentárselo.

Por último, con el informe de agrupaciones horarias, podremos sacar un listado de la semana del año que queramos y los trabajadores que queramos, el total de horas teóricas y reales trabajadas, así como el departamento al que pertenecen.

En este menú, podremos “corregir” los fichajes de primer día de mes que correspondan al último día del mes anterior, de los trabajadores que van de noche. Habrá que pinchar sobre el √ de la derecha para especificar que ese fichaje corresponde al mes anterior.

En este apartado podremos consultar y modificar el horario teórico que tiene asignado cada empleado en un rango de fechas determinado.

En la parte superior, indicaremos la fecha Desde y Hasta la que queremos consultar, y a continuación pulsaremos el botón Consultar.

Una vez realizada la búsqueda, se mostrará una tabla donde:

• Cada fila corresponde a un empleado.
• Cada columna corresponde a un día dentro del rango de fechas seleccionado.

Dentro de cada día veremos una tarjeta con la siguiente información:

• El Horario teórico asignado a ese empleado (nombre del horario y franja horaria).
• Si no hay ningún movimiento asociado, aparecerá el texto Sin actividad.
• En la parte inferior de la tarjeta, tendremos una casilla Seleccionar para poder marcar esos días y aplicar cambios de horario.

En la parte superior derecha de la tabla encontramos un desplegable con los Horarios registrados y el botón amarillo Cambiar a horario.

El funcionamiento es el siguiente:

1. Marcamos la casilla Seleccionar en los días que queramos modificar.

2. En el desplegable Horarios registrados, elegimos el nuevo horario que queremos asignar (por ejemplo, “Horario verano”).

3. Pulsamos el botón Cambiar a horario.

Tras aplicar el cambio, en la tarjeta del día se mostrará el nuevo estado:

• Si el cambio ya está confirmado, veremos Estado: Validado y, en el recuadro azul, los Horarios reales que se han aplicado a ese día.

• Si el cambio está pendiente de confirmación o revisión, aparecerá Estado: Pendiente y, en el recuadro amarillo, las Modificaciones que se han propuesto para ese día (nuevas franjas horarias).

De esta forma, desde un único apartado podremos revisar de un vistazo los horarios teóricos por empleado y realizar cambios masivos de horario sobre varios días y trabajadores.

En este apartado podremos consultar y cambiar el calendario laboral asignado a cada empleado para un rango de fechas, de manera similar a como ocurre con los horarios.

Tras seleccionar las fechas y realizar la consulta, se mostrará una tabla donde:

• Cada fila corresponde a un empleado.
• Cada columna corresponde a un día.

En cada celda veremos el calendario que tiene asignado ese empleado para ese día (por ejemplo, Calendario CIMA 2023 o Calendario CIMA 2025).

En la parte superior derecha aparece el desplegable Calendarios registrados, donde podremos seleccionar el calendario que queremos asignar, y el botón amarillo Cambiar a calendario.

El procedimiento es:

1. Seleccionar los días/empleados sobre los que queremos actuar (marcando las casillas de selección).

2. Elegir en el desplegable el calendario que queremos aplicar.

3. Pulsar el botón Cambiar a calendario.

Así, desde este menú podremos dejar preparados de forma rápida los cambios de calendario para todos los empleados afectados (por ejemplo, al inicio de un nuevo año o cuando se implanta un nuevo calendario laboral).

En este penúltimo menú, podremos dejar programadas dos tipos de tareas: cambio de horario y cambio de calendario. Esta función nos será útil, para dejar preparado el cambio de calendario para el siguiente año a todos los trabajadores, en vez de tener que hacerlo manualmente uno por uno. Un proceso similar, pero en este caso para el horario, para empresas en las que por ejemplo a partir del 1 de julio, se cambie el horario a jornada intensiva.

Una vez que entremos al menú Programación, en si pinchamos en el (-) de la derecha, se desplegará el asistente para agregar una tarea programada. Nos pedirá en primer lugar un nombre para la tarea. Tendremos que elegir también qué tipo de tarea queremos (cambio de horario o cambio de calendario), y en qué fecha queremos que se aplique dicha tarea. Por último, tendremos que elegir a qué trabajadores queremos que se aplique, si a todos o solo a los trabajadores que marquemos, por sedes o por puestos de trabajo. Una vez rellenado todo, le damos a Lanzar tarea programada y se quedará guardada la tarea.

En la parte de abajo, nos aparecerán en primer lugar todas las tareas que hayamos dejado programadas. Los campos que veremos son la empresa, el tipo de tarea, a qué va a cambiar y la fecha de ejecución.

Un poco más abajo, veremos todas las tareas que ya se han ejecutado. Si no hay ninguna tarea programada o todavía no ha llegado la fecha en la que se ha programado alguna tarea, este apartado aparecerá vacío.

Con este último menú, podremos mandar comunicados a todos nuestros trabajadores. Por ejemplo, podremos mandar circulares, notificaciones etc, sin necesidad de hacerlo a través del cliente de correo electrónico.

Una vez dentro del menú, pinchamos a la derecha en el (-) y se desplegará la ventana de configuración. Podremos añadir observaciones si queremos. También podemos activar o no, el aviso por correo electrónico de que hemos mandado un aviso. Si lo dejamos desactivado, los trabajadores no sabrán que habéis mandado una notificación hasta que entren desde https://app.fichajesencillo.com o desde la APP. En cambio, si lo dejamos activado recibirán también una notificación por correo electrónico cuando mandemos dicha notificación.

Cuando dejemos activados los avisos, se activarán también los cambios Asunto aviso y Texto aviso. Estos campos serán el asunto y el cuerpo del mensaje que llegará por correo electrónico.

Por último, tendremos el botón Selecciona documento PDF, en el que al pulsar nos abrirá la típica ventana de examinar de Windows. Sólo podremos adjuntar documentos en formato PDF.

Una vez elegido, le daríamos al botón verde Publicar y se mandará el aviso.

En la parte de abajo, tendremos un resumen de todas las notificaciones que hayamos mandado. En el caso que hayamos activado la opción de enviar aviso, veremos además de las observaciones, el asunto y el texto del aviso. También la fecha en la que hemos subido la notificación y si se ha enviado aviso o no.

Si, por el contrario, no hemos activado la opción de enviar aviso, los campos asunto y texto estarán vacíos, y veremos una (x) en el campo enviado aviso.

Los botones de la derecha serán comunes para cualquiera de los dos casos, mediante los cuales (de izquierda a derecha), podremos descargar el documento que hemos adjuntado a la hora de mandar el aviso, volver a mandar la notificación y por último eliminar la notificación.